Interesariusz w projekcie jest osobą kluczową, bowiem to od niego zależy, jakie wymagania ostatecznie znajdą się w projekcie. Myśląc o najczęstszych błędach w analizie w pierwszej kolejności będziesz szukał błędów w wymaganiach, zamiast zastanowić się jakie jest źródło błędu. I nie – nie jest to interesariusz. To ile mamy wymagań w danym projekcie, jakiej są jakości w dużej mierze (choć nie tylko) zależy właśnie od interesariuszy. Jak zebrać wymagania od interesariuszy, którzy nie chcą współpracować?
Interesariusze – są to osoby lub inne organizacje, które uczestniczą w tworzeniu projektu (biorą czynny udział w jego realizacji) lub są bezpośrednio zainteresowane wynikami jego wdrożenia. Interesariusze mogą wywierać wpływ na daną organizację” (Encykopedia zarządzania)
W swojej praktyce nie spotkałam się z sytuacją, kiedy na warsztatach analitycznych znaleźli się nieodpowiedni interesariusze. Owszem zdarzały się sytuacje, kiedy na warsztaty analityczne wysyłani byli zastępcy zastępców, bez możliwości podejmowania decyzji. Takie warsztaty nie będą efektywne, ponieważ ustalenia i tak trzeba będzie ponownie omówić z decyzyjnymi osobami. Najczęściej skończy się to ponowną analizą wymagań. Zdarzają się również sytuacje, kiedy na spotkaniu możesz porozmawiać jedynie z managerem działu, w którym modyfikowany będzie proces biznesowy. W pierwszej chwili Twoja radość nie ma końcu – przecież można będzie szybko podjąć decyzję co do rozwiązania zidentyfikowanego problemu. Radość bardzo szybko zamieni się w rozpacz, kiedy okaże się, że ów manager nigdy nie pracował operacyjnie i nie ma bladego pojęcia o szczegółach pracy jego podwładnych.
Jak rozmawiać, na co zwracać uwagę, aby spotkanie było efektywne? Jakie błędy popełniamy najczęściej?
#1: Diagnoza: Psychologia tłumu
Objaw 1: Nikt się nie zgadza z decyzją, ale wszyscy głosują za tym pomysłem
Przeprowadzasz spotkanie z interesariuszami – idzie Ci świetnie, głównie Ty mówisz, stawiasz tezy, których nikt z zebranych nie kwestionuje. Przechodzicie sprawnie przez kolejne punkty agendy spotkania (bo ją posiadasz prawda?), akceptując kolejne prezentowane przez Ciebie rozwiązania.
Kto ma dzieci ten wie, że jeśli w domu jest cicho to powinniśmy zacząć się martwić.
Taki sposób myślenia powinien mieć również analityk. Jeśli nikt nie poddaje w wątpliwość stawianych przez Ciebie tez, bez dyskusji proponowane rozwiązanie jest akceptowane możesz mieć do czynienia z dwoma przypadkami:
Przypadek 1: Interesariusz kompletnie nie rozumie co do niego mówisz
I wówczas jego aprobata wygląda tak:
Przypadek 2: Masz do czynienia z paradoksem Abilene.
Paradoks Abilene to sytuacja, kiedy grupa podejmuje decyzję, którą każdy z nich osobiście uważa za błędną, nawet szkodliwą, z którą się nie zgadza. Paradoks Abilene to nic innego jak psychologia tłumu. Taki interesariusz boi się ponieść ryzyko wyłamania się z grupy, która się zgodziła z rozwiązaniem.
W 1974 roku Jerry Harvey po raz pierwszy użył określenia „paradoks Abilene”. Pojawienie się artykułu wywołało dużą burzę w całej Ameryce. Harvey obserwując pewną sytuację rodzinną zauważył, że sytuacje, w których nie chcemy w ogóle uczestniczyć żyją własnym życiem. Zauważył, że podobny efekt możemy zauważyć również w korporacjach, kiedy strach przez odrzuceniem przez grupę jest silniejszy od pracy nad dostarczeniem wartości biznesowej dla projektu. Przez co organizacje takie skazują się na porażkę tracąc czas na projektu, które nikomu nie służą.
Antidotum:
W pierwszej sytuacji, kiedy nie masz pewności, że interesariusz, bądź interesariusz Cię zrozumiał wykonaj następujące kroki:
- Poproś o parafrazę Twoich słów, aby upewnić się, że na pewno się rozumiecie
- Rozmawiaj i wyjaśniaj interesariuszowi tak długo póki nie będziesz mieć pewności, że myślicie i mówicie o tym samym.
- Pamiętaj, aby używać zwrotów, słów, które interesariusz dobrze zna. Skorzystaj ze słownika pojęć, bądź zbuduj go wspólnie z interesariuszem.
W drugiej sytuacji, kiedy podejrzewasz, że działa psychologia tłumu podczas spotkań wykorzystaj jeden ze sposobów:
- Anonimowe głosowanie w czasie podejmowania decyzji
- Zaproponowanie kilka rozwiązań z koniecznością wyboru jednego z nich
- Przed spotkaniem zadaj interesariuszom pytania wspierające:
- Jak wygląda twoja praca- wypisz krok po kroku, jakie zadania musisz wykonać. Jeśli możesz wskaż aktywności wykonywane przez system.
- Co w procesie obecnie sprawia Tobie największą trudność, z czym masz najwięcej problemów?
- Czy istnieją czynności, dla których nie ma funkcjonalności w systemie, a musisz wykonywać je regularnie?
- Kto korzysta z wyników twojego działania?
- Czy do wykonania swojego zadania musisz czekać na wynik pracy kogoś z twojego działu, bądź innego pracownika firmy? Jeśli tak wskaż dział i co musisz otrzymać, aby rozpocząć swoje zadanie.
Powyższe pytania pozwolą Tobie uniknąć sytuacji stresującej interesariuszy podczas spotkania. Podczas spotkania możesz bazować na wynikach takiej ankiety. Od razu możesz zdiagnozować czy pojawiły się sprzeczne wymagania, czy na podstawie przekazanych informacji jesteś w stanie rozrysować proces biznesowy?
