Mówiąc o „interesariuszu”/”Użytkowniku” możemy mówić o pojedynczej osobie, roli, bądź grupie użytkowników. Każdy interesariusz nie jest wolnym elektronem, który samodzielnie funkcjonuje w organizacji. Jest powiązany z innymi interesariuszami, którzy korzystają z jego wyników pracy, bądź sami dostarczają mu dane wejściowe umożliwiające realizację jego podstawowych czynności.
Na spotkaniu z Klientem można usłyszeć: „Użytkownik powinien mieć możliwość……”, „System powinien powiadomić Użytkownika o…..”. Czy zawsze chodzi o tego samego użytkownika? Ilu tak naprawdę użytkowników mamy w projekcie? W jaki sposób ich zidentyfikować, aby nikogo nie pominąć?
1. Skorzystaj z wiedzy innych
Najprostszym sposobem na identyfikację interesariuszy w projekcie jest bazowanie na doświadczeniach w tego typu projektach wewnątrz firmy wytwarzającej oprogramowanie. Sprawdź czy podobny projekt nie był realizowany w Twojej firmie, wypisz wszystkich interesariuszy, jacy zostali wówczas zidentyfikowani. Porozmawiaj z analitykiem, czy nie pominął żadnego interesariusza, co go zaskoczyło w projekcie, w którym momencie pojawił się brakujący interesariusz.
Pamiętaj, że każda firma jest inna, więc taki spis będzie jedynie bazą, którą należy zweryfikować z klientem.
Drugim równie prostym sposobem jest poproszenie osoby odpowiedzialnej za projekt po stronie klienta na wysłanie listy uczestników, którzy będą brali udział w projekcie.
Pamiętaj, w obu przypadkach jest to jedynie spis uczestników, który może być niekompletny, dopiero po przypisaniu odpowiedzialności i roli w projekcie do każdego uczestnika będziesz mieć pewność, że wszyscy interesariusze projektu zostali zidentyfikowani.
Bez względu na to czy otrzymałeś listę interesariuszy, czy ją musisz dopiero stworzyć musisz wykonać następujące czynności:
- Poproś o schemat organizacyjny firmy, dla której wykonywany jest projekt, bądź rozrysuj go wspólnie z klientem. Pamiętaj, aby sprawdzić czy dokumentacja jest aktualna.
Nie chodzi tutaj oczywiście o rozrysowanie całej struktury firmy począwszy od prezesa skończywszy na firmie sprzątającej. Skup się jedynie na obszarach organizacyjnych, np. dział handlowy, dział produkcji, których wchodzą w zakres projektu. W dalszych etapach pracy będziesz wykonywał dekompozycję obszarów na grupy i pojedyczne operacje.
- Sprawdź jaki wpływ na organizację i proces biznesowy, który jest przedmiotem projektu ma dana grupa interesariuszy, bądź pojedynczy interesariusz.
- Zadaj pytania do osoby odpowiedzialnej za projekt po stronie klienta:
- Kto będzie korzystał z funkcjonalności?
- Jak często będzie wykorzystywana funkcjonalność przez daną grupę?
- Kto na pewno nie chce z niej korzystać?
- Kto posiada największą wiedzę z zakresu (X)?
Dzięki takim pytaniom będziesz mógł wykluczyć ze schematu grupy, których potencjalnie nie dotyczy dana funkcjonalność.
Podstawą przy identyfikacji interesariuszy jest proces biznesowy, w którym oprócz czynności występują również interesariusze. W procesach wspierających znajdziesz interesariusza, który nie jest widoczny od razu, ponieważ
występuje na końcu i jego związek z niektórymi interesariuszami jest jedynie pośredni. Oznacza to, że pomiędzy pierwszym interesariuszem, który dostarcza mu niezbędne dane jest jeszcze X interesariuszy pośrednich.
Proces wspierający to taki, który stanowi jedynie wsparcie w realizacji procesów głównych. Należą do nich np. procesy marketingu, finansowe, księgowe. Przy analizie wymagań interesariuszy działających w procesach głównych (na tzw. froncie) zazwyczaj nie myśli się o procesach finansowo-księgowych.
2. Skorzystaj z modeli
Do identyfikacji interesariuszy możemy skorzystać z różnych modeli. Najbardziej znanym jest: „Onion model”. Chcąc przetłumaczyć to (nie dosłownie) na język polski, powiedzielibyśmy, że jest to model warstwowy. Jak już chcielibyśmy być superpoprawni powiedzielibyśmy: model koncentryczny. Prawda, że lepiej brzmi niż: „model cebuli”?
Dzięki tej metodzie poznajemy relację pomiędzy interesariuszami a produktem końcowym, który jest przedmiotem projekt. Pozwoli nam to na ustalenie wpływu pośredniego oraz bezpośredniego na samych interesariuszy. Zasada jest prosta: im dalej od źródła, którym jest produkt tym dalej jesteśmy w procesie.
W samym centrum znajduje się nasz produkt/usługa. Na początku projektu najczęściej będziemy ten obszar nazywać po prostu produktem. Wraz z pojawieniem się poszczególnych obszarów funkcjonalności nasz „produkt” w modelu będzie coraz bardziej precyzyjny, będzie zawierał dodatkowe obszary. Być może samych modeli będzie więcej- podzielimy go na mniejsze ze względu na obszary działania połączone ze sobą relacyjnie.
1. ŹRÓDŁO:
Dla zobrazowania budowania modelu posłużę się procesem składania wniosku kredytowego w banku.
2. PIERWSZA WARSTWA
Pierwsza warstwa to system biznesowy, czyli system do obsługi wniosków kredytowych. Do tej warstwy dodajemy wszystkich użytkowników, którzy bezpośrednio będą korzystać z naszego rozwiązania.
W naszym przypadku mamy dwóch interesariuszy: Manager handlowców oraz handlowiec.
3. DRUGA WARSTWA
W drugiej warstwie znajdą się osoby związane bezpośrednio z samą organizacją, w której będzie implementowany system. Są to jednocześnie interesariusze pośrednio związany z tworzonym „produktem”, korzystają z wyników działania poprzedniej grupy interesariuszy. Patrząc od strony procesowej jest to kolejny etap w całym procesie.
W naszej grupie znaleźli się: manager ryzyka oraz analityk ryzyka.
4. TRZECIA WARSTWA
Trzecią warstwę stanowią wszyscy pozostali interesariusze, zewnętrzni ale również wewnętrzni. Są to osoby uczestniczące w procesie, lecz pojawiają się sporadycznie, bardziej jako wsparcie procesu głównego.
W naszej grupie znaleźli się: komitet sterujący oraz administrator.
Po naniesieniu warstw i umieszczeniu w nich interesariuszy pozostaje nam dodanie relacji pomiędzy nimi. Relacja może być oznaczona jako wskazanie kierunku zależności pomiędzy poszczególnymi interesariuszami, bądź między interesariuszem a konkretną warstwą.
W celu poprawienia czytelności diagramu możemy oznaczać strzałki poprzez ich pogrubienie, jeśli np. występuje silna relacja. Pomocne są również opisy na strzałkach określające jaką operację musi wykonać dany interesariusz. Jeśli model jest bardziej złożony, bądź mamy kilka projektów jednocześnie trudno będzie nam odszyfrować dlaczego właśnie w taki sposób powiązaliśmy interesariuszy.
W przykładowym modelu przyjęłam, że linią ciągłą będą oznaczone te relacje, które występują zawsze, linią przerywaną te relacje, które mogą wystąpić w procesie, ale muszą być spełnione określone warunki.
W naszym modelu w Administrator został powiązany z poszczególnymi warstwami.
Manager ryzyka został połączony z analitykiem ryzyka linią ciągłą , ponieważ to od niego rozpoczyna się obsługa wniosku w obszarze analizy wniosku kredytowego – to on przydziela wnioski konkretnemu analitykowi ryzyka.
Analityk ryzyka został połączony z komitetem sterującym linią przerywaną, co oznacza, że w niektórych przypadkach konieczna jest decyzja komitetu sterującego, aby udzielić kredytu klientowi.
Z handlowcem relacja jest oznaczona linią ciągłą, ponieważ po decyzji (bez względu na to czy samodzielnej, czy otrzymanej od komitetu sterującego) informacja ta musi być przekazana handlowcowi, aby ten mógł przekazać ją klientowi.
Zastanawiasz się dlaczego klient nie został umieszczony w modelu? Ponieważ nie korzysta on z systemu. Jeśli nasz system zakładałby np. możliwość zalogowania się klienta do systemu celem sprawdzenia statusu złożonego wniosku kredytowego, możliwość podesłania zeskanowanych dokumentów itp. wówczas musiałby być umieszczony jako interesariusz.
3.Narzędzia
W każdym schemacie nie chodzi o to, aby od tej pory każdy Twój dokument zawierał model wartstwowy interesariuszy, bo właśnie go poznałeś, bądź zrozumiałeś. Tak jak w każdym przypadku musisz zastanowić się jaką informację dokładnie będzie niósł Twój model, czy nie ma innej metody, aby dostarczyć taką samą informację w krótszym czasie?
Skoro już wiemy czym jest model warstwowy interesariuszy warto zastanowić się w jakim narzędziu stworzyć taki model. To może być jakiekolwiek narzędzie, w którym jest możliwość użycia schematu blokowego.
Tworzenie modelu warstwowego w VISIO: https://support.office.com/en-us/article/Create-an-onion-diagram-65650d25-a028-4edf-8af7-3d1a1835a1e2?CorrelationId=1caf5c6e-73b4-4b88-8a05-96044c44debe&ui=en-US&rs=en-US&ad=US&ocmsassetID=HP001207582
Przykładowy model, który posłużył nam do wyjaśnienia zasady modelu warstwowego interesariuszy stworzyłam przy użyciu darmowego programu: yED.
Spodobał Ci się artykuł? A może masz inne doświadczenia – podziel się nimi w komentarzach.
